Согласно закону №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый процесс в хозяйственной деятельности организации следует оформлять первичным документом учета. Его следует составлять во время совершения подобного действия, если нет возможности – после его завершения.

Нередко во время оформления ремонта организации создают дефектную ведомость – таким образом, оформляются запланированные работы, а также закупки материалов или услуг. Этот документ не имеет стандартной формы, однако некоторые предприятия в этих целях широко используют собственно разработанные образцы. В некоторых случаях во время проверок отсутствие дефектной ведомости, при наличии списанных материалов для ремонта, может считаться нарушением.

Однако дефектная ведомость не может зафиксировать факт хозяйственной деятельности, а именно выполнение ремонтных работ. Ее не считают первичным документом, который можно учитывать в бухгалтерском учете. Первичную ведомость можно использовать, как дополнение к основным отчетам.