Навыки, необходимые для административных работ

06.07.2019 в 21:21 | 146 1 Образование
Навыки, необходимые для административных работ
Навыки, необходимые для административных работ

Когда упоминается «административная работа», следующее слово, которое приходит на ум, — «офис». Как правило, административные помощники работают в офисе и подчиняются руководителю или начальнику. В более крупном офисе может быть административный руководитель, который руководит персоналом во всех обязанностях, связанных с управлением информацией. В каждом офисе, независимо от отрасли, нужны сотрудники, сосредоточенные на административных обязанностях, таких как оформление документов, общение с другими предприятиями, отчеты, расчет заработной платы и другие задачи, которые обеспечивают бесперебойную работу офиса.

Многосторонность

Административные помощники должны быть заинтересованы в деталях. Как правило, они работают на начальника с графиком, полным встреч, обязанностей и задач. У начальника может не быть времени, чтобы подать документы в соответствующих местах, напечатать надиктованные заметки, ответить на электронную почту или управлять расписанием офиса и инвентаризацией. Помощник по административным вопросам должен научиться выполнять эти задачи конкретно по стандартам начальника, тем самым облегчая свою рабочую нагрузку. Административный помощник также может выполнять поручения, пополнять запасы или решать личные вопросы начальника. Работа более вовлечена, чем секретарь или администратор. Помощник по административным вопросам должен быть готов выполнить любую задачу, которая облегчит работу босса.

Межличностные навыки

Любая административная должность требует контакта с людьми, будь то коллеги, клиенты или профессионалы из-за пределов организации. Сильные коммуникативные навыки, такие как поддержание зрительного контакта, вежливость и уверенность в себе, делают помощника по административным вопросам успешным в ее работе. Помощник также может сообщить одному или нескольким боссам, у каждого из которых есть свои цели. Например, помощник по административным вопросам в издательской компании может отчитываться перед издателем, а также бухгалтером, который управляет запасами и платежной ведомостью. В то время как боссу может понадобиться помощник, чтобы передать файлы другому бизнесу, бухгалтеру может понадобиться помощник, чтобы проверить инвентарь канцелярских товаров и составить отчет о повторном заказе. Помощник должен будет принять решение о том, с какими задачами соревноваться, в каком порядке, используя ее знание приоритетов компании и сроков в месте. Это требует как навыков межличностного общения, так и навыков решения проблем.

Тайм-менеджмент

В обычный день для помощника по административным вопросам, задачи складываются и поручения выполняются один за другим. Тайм-менеджмент является одним из самых важных навыков для административного помощника. Офис должен работать бесперебойно, поэтому помощник всегда должен смотреть в будущее и прогнозировать, что делать дальше. Ведение организованного календаря, ведение заметок и недопущение отвлекающих факторов помогут помощнику по административным вопросам избежать ошибок и задержек. Например, в медицинском кабинете организованная система регистрации и обновленный календарь помогут помощнику по административным вопросам избежать вмешательства в гладкий процесс назначений. Врач и медицинский персонал не успеют скорректировать расписание или организовать офис. У них также не будет времени, чтобы исправить ошибки, поэтому помощник по административным вопросам должен оставаться сосредоточенным.

Технические навыки

Поскольку административный работник может отвечать за любые процессы, которые обеспечивают бесперебойную работу офиса, ему необходим набор современных технических навыков. Это означает понимание того, как формировать электронные таблицы, писать электронные письма, управлять базами данных и создавать четкие отчеты, презентации и документы. В Справочнике по вопросам труда также предлагается вызвать помощника по административным вопросам для ведения переговоров с поставщиками, приобретения расходных материалов и поиска данных. Эти обязанности выходят за рамки того, что традиционно ожидается от администратора, и они требуют способности быстро изучать компьютерные системы. Если вы хотите принять предложение на любую административную должность, убедитесь, что в вас есть немного Суперженщины. Мало что будет выше и вне служебного долга.

Данной информацией поделились преподаватели Учебного Центра «Образование и карьера», записывайтесь на курсы секретарей петрозаводск, узнаете много интересного и получите профессиональное образование.


1 комментарий

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

  • Илья 06.07.2019 22:51

    Спасибо! Хорошая статья!